Informacja Administratora danych EXATEL SA

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest EXATEL S.A. z siedzibą w Warszawie (04-164) przy ul. Perkuna 47 (dalej: „Administrator” lub „EXATEL”).

Kontakt z administratorem jest możliwy pisemnie na wyżej wskazany adres siedziby administratora lub elektronicznie na adres e-mail: kontakt@exatel.pl. We wszystkich sprawach z zakresu ochrony danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć drogą elektroniczną na adres e-mail: odo@exatel.pl lub pisemnie na adres EXATEL S.A., IOD, ul. Perkuna 47, 04-164 Warszawa.

Przetwarzanie danych w korespondencji mailowej lub tradycyjnej

W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.

Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.

Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

Przetwarzanie danych podczas kontaktu telefonicznego

W przypadku kontaktowania się z Administratorem drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, Administrator może żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku na początku rozmowy przekazywana jest stosowna informacja. Rozmowy są rejestrowane w celu monitorowania jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy personelu Administratora, a także w celach statystycznych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię Administratora.

Dane osobowe w postaci nagrania rozmowy są przetwarzane:

w celach związanych z obsługą klientów i interesantów za pośrednictwem infolinii, na podstawie zgody wyrażonej przed uzyskaniem połączenia telefonicznego, wyrażonej poprzez kontynuację rozmowy telefonicznej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
w celu monitorowania jakości obsługi i weryfikacji pracy konsultantów obsługujących infolinię, jak również w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na dbaniu o jak najwyższą jakość obsługi na rzecz klientów i interesantów, a także pracy personelu Administratora oraz prowadzenie analiz statystycznych dotyczących komunikacji telefonicznej.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń tj. do czasu przedawnienia roszczeń, który wynosi odpowiednio: 3 lata lub 6 lat (zgodnie z art 118 Kodeksu cywilnego).

Przetwarzanie danych w celach marketingowych

Administrator może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celach:

wysyłania informacji marketingowych, na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz art. 172 ustawy Prawo Telekomunikacyjne i art. 10 ustawy o świadczenie usług drogą elektroniczną;
profilowania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest najlepsze dopasowanie przesyłanych informacji do Pani/Pana potrzeb.

Zakres Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w celach marketingowych może obejmować: imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia (nazwa firmy, NIP, stanowisko), dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu.

Administrator może przetwarzać dane osobowe uzyskane w sposób bezpośredni (uzyskać je od Pani/Pana) lub pośredni (uzyskać je od innego Administratora).

Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody, będą przetwarzane do czasu jej wycofania lub do podjęcia przez Administratora decyzji o zakończeniu wysyłania komunikacji marketingowej. Okres przechowywania może zostać przedłużony, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Aby skorzystać z prawa do wycofania zgody, skorzystaj z podanych powyżej danych kontaktowych do Administratora bądź IOD.

Przetwarzanie danych osób wskazanych do wykonania umowy

Pani/Pana dane osobowe zostały udostępnione administratorowi przez Pani/Pana pracodawcę, w związku z wykonaniem umowy/porozumienia łączącej Pani/Pana pracodawcę z administratorem.

Zakres Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych przez administratora obejmuje imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe (adres do korespondencji tradycyjnej, elektronicznej, numer telefonu), a także inne dane identyfikacyjne wpisane we właściwych rejestrach lub wskazane w pełnomocnictwach lub innych dokumentach (w celu weryfikacji uprawnienia do zawarcia lub wykonania umowy).

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:

wykonania umowy/porozumienia wiążącej administratora z Pani/Pana pracodawcą – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora oraz Pani/Pana pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); prawnie uzasadniony interes polega na umożliwieniu administratorowi sprawnego bieżącego wykonywania umowy/porozumienia,
wypełniania przez administratora obowiązków dotyczących przechowywania dowodów księgowych – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
ewentualnie w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z zawartą przez EXATEL umową/porozumieniem z Pani/Pana pracodawcą – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); uzasadnionym interesem administratora jest możliwość dochodzenia przez niego roszczeń oraz obrony przed roszczeniami wynikającymi z zawartej umowy/porozumienia z Pani/Pana pracodawcą.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu przedawnienia roszczeń z zawartej przez EXATEL umowy/porozumienia z Pani/Pana pracodawcą lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa.

Przekazywanie danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora: dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi księgowe i archiwizacyjne, podwykonawcom wspierających EXATEL przy realizacji usług na rzecz kontrahenta, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.

Pani/Pana prawa

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO, ma Pani/Pan prawo jej wycofania. Zgodę można odwołać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem lub z Inspektorem Ochrony Danych, korzystając ze wskazanych wyżej danych kontaktowych.

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w Polsce.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych

Grzegorz Świszcz

odo(at)exatel.pl